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【美冠工程咨询】分包资料管理细则(上)

分包单位资料管理一直是施工总承包单位或者建设单位管理的一大难题,很多工程竣工资料验收,往往都是因为分包专业资料滞后或者不合格,而导致竣工验收延迟,给建设单位及总承包单位带来直接或间接不同程度的经济损失。为解决这一痛点,美冠工程咨询管理团队20人历时15年,经过全国26座城市,拜访了120家总承包公司技术总工及建筑行业专家,研究了151本施工质量验收规范及施工标准,经历400个房建项目实践经验,总结出一套专门针对专业分包资料进行过程管控的办法,在这里,小编整理后分享给各位同行,愿给大家能够带来一定帮助

分包资料管理细则

目录

一、 总则

1.1分包工程档案管理的目的及意义 .......................1

1.2分包工程档案管理细则方法............................1

1.3分包管理细则具体操作流程.............................1

1.3.1企业层级...........................................1

1.3.2项目团队...........................................1

二、专业分包管理办法....................................5

2.1进场须知.............................................5

2.2资料交底制度.........................................5

2.3过程控制.............................................5

三、分部分项专业分包管理细则............................9

3.1 地基处理分包.......................................9

3.2建筑给水、排水及采暖................................10

3.3建筑电气............................................13

3.4建筑消防............................................16

3.5建筑智能............................................18

3.6装饰装修............................................20

3.7幕  墙.............................................23

3.8钢结构..............................................26

3.9绿化................................................29

3.10设备安装...........................................31

3.11电梯工程...........................................32

3.12通风空调...........................................35

3.13门窗...............................................39

3.14外墙保温...........................................40

一、总     则

1.1分包工程档案管理的目的及意义

规范项目档案管理基本流程和方法,保证工程竣工后一次性通过档案馆、质监站等主管部门验收,保证建设项目顺利投入使用,为总承包单位缩短验收工期、节约验收成本。

1.2分包工程档案管理细则方法

采用项目档案负责人制,加强对分包档案过程控制,事前预防、事中管控、事后总结。

1.3分包管理细则具体操作流程

分包进场后一周内

1.3.1项目档案负责人于进场一个月内收集当地各方对档案编制及试验资料的要求;包括确定项目所属档案馆的资料验收目录、电子档案、声像档案要求及其他注意事项;确认质监站验收目录、建设单位、监理单位、总承包单位对资料的要求;必须了解本项目工程档案编制执行的依据及标准,且进场一个月内根据项目实际情况编制档案及试验计划,并按照计划节点安排工作;负责项目实施的全过程管理,负责分包资料的控制与收集。


前期准备阶段

合同签订

1、分包合同中需标明总包对分包单位过程资料及竣工资料要求; 

2、确认分包单位营业执照、资质证书、项目部管理人员、八大员证件是否符合标准要求;

3、分包单位资料员需具有3年以上本行业经验,能独立承担资料及试验工作;重点专业分包资料员(如幕墙、钢结构、通风空调等),需要总承包单位资料负责人面试后方可上岗;

分包进场一周内

1、总包单位资料负责人对分包资料员进场交底;

2、分包单位资料员申报开工报告及开工报审表、项目管理人员通讯录、管理人员证件、特殊工种证件、机械设备清单、项目进度计划; 

3、分包单位资质报审表:公司营业执照、资质证书 ;                4、分包单位施工组织设计报审、方案报审,要求报审表必须三级报(内审、报总包审核、报监理审核 ) 5、编制本项目试验计划,及检验批划分方案,报总包审核后,并按照计划节点安排工作;

6、了解确认本项目本专业施工执行的工艺标准,验收执行的施工质量验收规范,严谨使用过期标准及规范;                            7、充分了解当地工程档案主管部门对档案编制具体要求,如(是否需要声像档案,拍摄节点,是否需要电子版资料组卷交档,交档时是否有固定收费,收费依据标准等)

8、与总包单位或咨询公司或档案馆购买相匹配的工程资料软件。

施工阶段


1、原材料进场必须具有出场检验报告及合格证,且合格证及检验报告不能过期,分包资料员出场检验报告中各项指标必须严格核对确认,满足设计要求;2、需要复试材料必须按照规范要求及实验计划进行现场见证取样送试,报告取回后进行材料报验,经监理签字后一份留监理,一份报总承包单位(材料出厂检验报告、合格证及复试报告均为原件);

3、无需复试的原材料进场需进行材料报验,经监理签字后一份留监理,一份报总承包单位(材料出厂检验报告及合格证均为原件);

进场材料报验

1、确认本项目工程名称、建筑面积、合同额、合同范围,开工时间、竣工验收时间等相关指标,并将相关信息输入软件 

2、软件里输入相关项目信息:施工单位、建设单位、设计单位、勘察单位、监理单位相关信息 

3、根据本项目检验批划分表,按照规范及施工进度,进行工序报验; 

4、所有隐蔽记录、检验批验收记录、施工记录、申请记录等工序资料、必须一式四份,经监理签字后

报总承包单位一份存档;

5、工序报资料每半个月报统一总包一次并附工序报验清单;

工序报验

1、本专业分部工程施工完成后,需要进行分部验收,验收前,资料员需要编制分部、子分部工程质量验收资料,质量控制资料、安全功能检测、观感质量验收记录等;

2、分部、子分部工程验收资料,需要加盖总承包单位公章;经总承包单位资料负责人审核无误后,申请加盖公章;   3、分部、子分部验收资料除加盖施工及总承包单位公章,还需要设计、勘察(桩基础)、监理单位公章; 

4、分部、子分部验收资料经监理等相关单位签字盖章后报总承包单位一份存档;

5、涉及主体检测项目,分包单位需提前联系第三方具有资质的检测单位进行检测,专业验收时需要提供检测报告


分部验收

1、各个专业分包资料员需要按照当地档案馆及工程主管部门要求的相关专业档案交档资料目录进行整理,如当地档案馆没有具体要求的专业参照《分包单位档案资料管理实施细则》进行整理。

2、资料内容根据检验批划分方案必须完整,且符合《建设工程文件归档规范》GB/T50328-2014. 3、竣工资料放置顺序必须严格参照当地档案馆交档明细及顺序放置如档案馆没有明确规定则参照《分包单位档案资料管理实施细则》中资料顺序放置;

4、资料上签字盖章必须齐全;5、竣工资料,除档案馆验收资料外,还需准备本专业验收资料,如消防验收、环保验收、节能验收等

专业验收(消防、海报、节能、安全、人防)

1、提前两个月与总承包单位确认各个专业验收所需工程资料明细,并提前一个月按照资料明细准备相关专业验收资料。2、验收资料公章齐全3、配合建设单位及总包验收

竣工验收

1、竣工验收前三个月将一套竣工资料准备齐全会同总包单位资料一并报送当地城建档案馆审核;2、竣工验收后一个月内各个分包单位保证上报总包单位至少三套完整竣工档案(具体档案数量与总包单位技术负责人协商);3、质监站验收及竣工备案资料准备齐全,签章齐全;




1.3.1 企业层级

美冠工程咨询工程部指派项目档案负责人,确定并贯彻分包档案管理细则。项目档案负责人负责项目档案管理工作的计划、组织、协调。工程部经理及主管负责检查、考核、指导等日常工作。质检部每季度对项目分包资料进行质量检查。

1.3.2 项目团队

每个项目均由企业指派项目主管、档案负责人、档案员、试验员代表企业进行合同履约,对项目全过程工程资料质量进行管控。

二、专业分包管理办法

为了使在项目承担施工任务的分包单位的档案管理工作满足我公司项目管理要求,确保档案管理的各项工作有序,按标准在受控状态下进行,实现项目的档案管理目标,特制定本办法

2.1进场须知

所有分包进场施工前7日内上报企业资料到我司项目档案负责人进行存档。其中包括:企业资质证书及营业执照,公司概况及业绩材料,参与本项目的组织机构表及通信联系表,参与本项目人员简历及花名册、身份证、暂住证、健康证、特种作业证,管理人员岗位证,技术人员职称证,施工机械一览表及安全证明文件。同时上报开工申请书及开工报告与监理工程师,批准后方可进场施工。

2.2 资料交底制度

2.2.1 所有分包必须配备专业档案员,经过专业学习,能独立编制档案,与我司项目档案负责人对接。

2.2.2分包进场3日内档案员必须进场;并与我司项目档案负责人预约交底时间。

2.2.3 我司项目档案负责人会在约定时间,有针对性的对分包进行档案交底工作。交底内容详见项目交底记录。

2.3 过程控制

2.3.1分包单位进场施工前7日,应先将施工方案报送总包项目部审批,合格后报送监理工程师审批,最后交我司档案员存档。

2.3.2 分包单位人员进场施工前,需对施工人员进行技术交底,交底文件需交我司档案员存档。

2.3.3 分包进场施工后,分包档案员根据施工图纸及现场进度及时编制档案。经我司项目负责人审核后,上报监理工程师,签字后报我司档案员保管。

2.3.4 分包单位材料进场时分包试验员通知监理工程师见证取样、送试,并将盖有见证人章的委托单复印件报总包试验员一份。

2.3.5  材料复试合格,分包单位取回复试报告后,复印件报送监理工程师,原件报送总承包单位项目档案管理处一份。

2.3.6  我司指派的项目主管和公司质检部每季度对项目进行检查,24小时内列出问题明细及整改时间,分包要在规定时间内整改完成。如逾期未整改完成或拒不整改者项目档案负责人以书面文件形式上报总承包单位项目经理部。

2.3.7  档案竣工验收时,各分包单位指派专职档案员配合档案验收审核,需整改问题要在24小时内整改完成,如有特殊情况需与总承包项目部说明并给予准确的整改时间。

2.3.8本专业分部工程施工完成后,需要进行分部验收,验收前,资料员需要编制分部、子分部工程质量验收资料,质量控制资料、安全功能检测、观感质量验收记录等; 

2.3.9分部工程验收资料,需要加盖总承包单位公章;经总承包单位资料负责人审核无误后,申请加盖公章; 

2.3.10分部工程验收资料除加盖施工及总承包单位公章,还需要设计、勘察(桩基础)、监理单位公章; 

2.3.11分部、子分部验收资料经监理等相关单位签字盖章后报总承包单位一份存档; 

2.3.12涉及主体检测项目,分包单位需提前联系第三方具有资质的检测单位进行检测,专业验收时需要提供检测报告

2.3.13各个专业分包资料员需要按照当地档案馆及工程主管部门要求的相关专业档案交档资料目录进行整理,如当地档案馆没有具体要求的专业参照《分包单位档案资料管理实施细则》进行整理。 

2.3.14资料内容根据检验批划分方案必须完整,且符合《建设工程文件归档规范》GB/T50328-2014.  

2.3.15竣工资料放置顺序必须严格参照当地档案馆交档明细及顺序放置如档案馆没有明确规定则参照《分包单位档案资料管理实施细则》中资料顺序放             

2.3.16资料上签字盖章必须齐全;

2.3.17竣工资料,除档案馆验收资料外,还需准备本专业验收资料,如消防验收、环保验收、节能验收等

2.3.18提前两个月与总承包单位确认各个专业验收所需工程资料明细,并提前一个月按照资料明细准备相关专业验收资料。

2.3.19验收资料公章齐全

2.3.20配合建设单位及总包验收

2.3.21竣工验收前三个月将一套竣工资料准备齐全会同总包单位资料一并报送当地城建档案馆审核;

2.3.22竣工验收后一个月内各个分包单位保证上报总包单位至少三套完整竣工档案(具体档案数量与总包单位技术负责人协商);

2.3.23质监站验收及竣工备案资料准备齐全,签章齐全;


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